E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab 2025 müssen alle inländischen Unternehmen, auch Physiotherapiepraxen, E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Die Pflicht zur Ausstellung gilt ab 2028, doch Praxen sollten schon jetzt ihre Systeme darauf vorbereiten.

Im öffentlichen Auftragswesen sind E-Rechnungen schon lange üblich. Mit dem Ende März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz ist der Startschuss für die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmern (Business-to-Business – kurz: B2B) gefallen. Damit werden EU-Richtlinien umgesetzt, die nicht nur die Rechnungslegung vereinfachen, sondern auch die Aufdeckung von Steuerbetrug erleichtern sollen. Alle inländischen Unternehmen – auch Physiotherapeut*innen– müssen sich darauf einstellen. Denn ab dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht. Das heißt, auch physiotherapeutische Praxen aller Rechtsformen und Größe (Einzelpraxis, GbR, GmbH) müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Die Ausstellung von E-Rechnungen, die ab 2028 verpflichtend ist, dürfte für die meisten Physiotherapiepraxen aber kaum von Bedeutung sein.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Es handelt sich hierbei also nicht nur um eine digital ausgestellte „visuelle“ Rechnung (zum Beispiel im PDF-Format), die elektronisch versendet wird. Vielmehr müssen E-Rechnungen maschinell einlesbar sein und automatisch weiterverarbeitet werden können (zum Beispiel im XML-Format). Ob ein visuell lesbarer Beleg mit der E-Rechnung mitgeliefert wird (sogenannte hybride Form), ist nicht entscheidend. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen, wie zum Beispiel im XStandard und im ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1). Inhaltlich muss die E-Rechnung dieselben Angaben enthalten, wie die bisher ausgestellten Rechnungen (Name, Anschrift, Steuernummern, Rechnungsdatum und -betrag, etc.). Papierrechnungen oder Rechnungen in anderen elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben für eine E-Rechnung entsprechen, wie JPEG-, docx-, tif- oder PDF-Dateien, gelten künftig als sonstige Rechnungen. E-Rechnungen können per E-Mail versendet, mittels einer elektronischen Schnittstelle oder als Download über ein (Kunden-)Portal bereitgestellt werden. Dafür können auch externe Dienstleister bzw. Drittanbieter eingeschaltet werden.

Für wen gilt die E-Rechnung?

Die Regelungen betreffen nur Rechnungsstellungen im B2B-Bereich (Business-to-Business). Sie dienen der Vereinfachung und besseren Kontrolle von umsatzsteuerpflichtigen Leistungen, die von Unternehmen in Deutschland für andere Unternehmen erbracht werden. Ausnahmen gibt es nur für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und umsatzsteuerfreie Leistungen, die den Vorsteuerabzug ausschließen, wie zum Beispiel heilberufliche Leistungen. Für Rechnungen, welche Physiotherapeut*innen für Privatpatient*innen ausstellen, sind daher keine E-Rechnungen auszustellen. Erst bei B2B, also wenn eine Praxis Leistungen für ein anderes Unternehmen erbringt (zum Beispiel für betriebliche Gesundheitsförderung oder ergonomische Arbeitsplatzberatung in Betrieben), muss bei umsatzsteuerpflichtigen Posten die E-Rechnung zum Einsatz kommen. Dabei spielt es dann auch keine Rolle, ob der oder die Physiotherapeut*in umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer ist und die Umsatzsteuer gar nicht ausweisen muss.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Einführung der E-Rechnung ist stufenweise geplant. Ab dem 1. Januar 2025 sind zunächst alle Unternehmen – ohne Ausnahme – verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und archivieren zu können. Wenn also Lieferanten, Dienstleister oder Handwerker für Leistungen ab 2025 mit einer E-Rechnung abrechnen, können Physiotherapeut*innen keine Rechnung in Papierform oder PDF fordern. Physiotherapeut*innen können allerdings Geschäftspartner*innen bitten, solche sonstigen Rechnungen zu übersenden. Denn für Aussteller von Rechnungen gibt es Übergangsregelungen. Bis zum 31. Dezember 2026 steht es den Unternehmen noch frei, weiterhin Rechnungen in Papierform oder im PDF-Format auszustellen. Rechnungen in einem anderen elektronischen Format sind nur zulässig, sofern der Empfänger zustimmt. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro ist diese Frist sogar bis zum 31. Dezember 2027 verlängert. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen (nach derzeitigem Stand) alle Unternehmen die Anforderungen der
E-Rechnung erfüllen.

Auch wenn Physiotherapeut*innen in aller Regel erst ab 2028 verpflichtet sind, selbst E-Rechnungen auszustellen, müssen sie sich schon jetzt auf die Entgegennahme von E-Rechnungen einstellen. Sie sollten prüfen, ob E-Rechnungen mit der vorhandenen Hardware und Software gelesen, verarbeitet und archiviert werden können und ihren Softwareanbieter kontaktieren, ab wann ein Update erfolgt, und welches Rechnungsformat verwendet werden wird.